Nội dung bài viết
Căn cứ pháp lý
Hiện nay, trên thế giới, mỗi quốc gia có cho mình những hệ thống pháp luật riêng khác nhau, những quy định, giấy tờ pháp lý cũng có những sự không giống nhau. Trong phạm vi quốc gia thì những tài liệu, giấy tờ pháp lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại quốc gia đó. Tuy nhiên, sử dụng những tài liệu, giấy tờ pháp lý này tại các quốc gia khác khi đi du lịch, công vụ,… thì việc xác định tính pháp lý, chính xác của nội dung để được phép sử dụng lại là điều không dễ dàng bởi không phải quốc gia nào cũng công nhận và cùng sử dụng những giấy tờ của nhau. Điều này đặt ra vấn đề về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự những tài liệu, giấy tờ pháp lý của công dân để có thể không chỉ sử dụng được ở quốc gia của mình mà còn những quốc gia khác trên thế giới.
Vậy câu hỏi đặt ra: Chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Khi nào thì cần thực hiện những thủ tục ? Trình tự, thủ tục thực hiện như thế nào? Sẽ phần nào được chúng tôi giải đáp trong bài viết dưới đây.
Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Đối tượng nào cần phải thực hiện những thủ tục này?
Có thể hiểu, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (có thể là Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài) thực hiện chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Nếu chứng nhận lãnh sự là việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu của công dân Việt Nam khi ra nước ngoài thì ngược lại, hợp pháp hóa lãnh sự lại là việc kiểm tra thông, giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài để được phép sử dụng tại Việt Nam. Cụ thể, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (có thể là Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài) nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Một số giấy tờ, tài liệu thường được chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự có thể được kể đến như: Giấy khai sinh, Giấy phép lái xe, Giấy tờ tùy thân, Bằng cấp,…
Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thực hiện ở đâu?
Như đã nói ở trên, Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố hoặc các Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài là sẽ cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh của cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
Từ đó có thể thấy, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có thể được thực hiện tại Việt Nam nếu cơ cơ quan, tổ chức, cá nhân đang ở Việt Nam hoặc tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài nếu tổ chức, cá nhân đang ở nước ngoài.
Việc thực hiện chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện không chỉ tại Việt Nam mà còn tại các Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài tạo sự thuận tiện hơn, tiết giảm được thời gian, chi phí đi lại cho các tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục.
Trình tự, thủ tục được thực hiện như thế nào?
Với mỗi trường hợp phải chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có những sự khác nhau về yêu cầu đối với mỗi hồ sơ khi thực hiện. Cụ thể:
1. Trường hợp chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố
Theo đó, khi cơ quan, tổ chức, cá nhân là người Việt Nam đang ở tại Việt Nam muốn thực hiện chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu, con dấu, chữ ký,… của mình thì cần chuẩn bị và nộp 01 bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
- Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự;
- Bản chính/Bản sao khi nộp trực tiếp hoặc bản chụp khi nộp qua bưu điện của giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
- Bản sao của bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
- Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh (Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự);
- Phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện);
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Lệ phí thực hiện thủ tục là 30.000 đồng/lần. Thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang (có thể kéo dài từ 01 – 05 ngày làm việc).
2. Trường hợp chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài
Hồ sơ để cơ quan, tổ chức, cá nhân là người Việt Nam đang ở nước ngoài thực hiện chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu, con dấu, chữ ký,… bao gồm:
- Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự;
- Bản chính/Bản sao khi nộp trực tiếp hoặc bản chụp khi nộp qua bưu điện của giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận theo quy định, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.
Lệ phí thực hiện thủ tục là 10USD/Bản. Thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
Ngoài ra, trong trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhưng những giấy tờ, tài liệu này không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định thì sẽ được tạo điều kiện để cho giấy tờ, tài liệu đó được đồng ý sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị thực hiện thủ . Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố.
Theo đó, việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được thực hiện thủ tục theo quy định được áp dụng với các đối tượng sau:
- Các giấy tờ, tài liệu có mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh không còn lưu tại cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu có hoặc không thể xác định được.
- Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
Hồ sơ, thủ tục và thời hạn thực hiện thủ giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự được áp dụng thực hiện như khi chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố.
3. Trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, Sở Ngoại vụ các tỉnh, thành phố
Cơ quan, tổ chức, cá nhân là người nước ngoài đang ở tại Việt Nam có thể thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu,… của mình để có thể được sử dụng tại Việt Nam cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản chính/Bản sao khi nộp trực tiếp hoặc bản chụp khi nộp qua bưu điện của giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên; (không cần chứng thực)
- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (nếu có)để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang (có thể kéo dài từ 01 – 05 ngày làm việc).
4. Trường hợp hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cần nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản chính/Bản sao khi nộp trực tiếp hoặc bản chụp khi nộp qua bưu điện của giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Cơ quan đại diện.
Lệ phí thực hiện thủ tục là 10USD/Bản. Thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
Trên đây là một số quy định về việc thực hiện trình tự, thủ tục chứng nhận/hợp hóa lãnh sự của công dân Việt Nam khi đi nước ngoài cũng như giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài khi đến Việt Nam. Nhìn chung, không phải các quốc gia trên thế giới đều có các quy định chung về việc sử dụng các giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia nào đó. Chính vì vậy, việc thực hiện chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu này khi sử dụng ở nước ngoài là điều cần thiết để công dân có thể thuận lợi trong quá trình làm thủ tục cũng như đi lại ở một quốc gia ngoài Việt Nam.
Ngoài ra, chúng tôi có các dịch vụ hỗ trợ thủ tục pháp lý doanh nghiệp cho các khách hàng có nhu cầu. Hãy liên hệ với chúng tôi tại địa chỉ Phavila hoặc liên hệ Hotline số 0903343074 hoặc 0777020312 nếu bạn cần được tư vấn thêm về vấn đề này hay các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp khác.