Trích lục khai sinh là gì? Thuật ngữ này được nhắc khá nhiều và đã quá quen thuộc với những người đã từng bị mất giấy tờ đăng ký khai sinh. Bởi lẽ trong quá trình sinh sống, không dễ dàng gì để lưu giữ các loại giấy tờ đã được cấp từ rất lâu, đặc biệt là các loại giấy tờ được cấp từ thời chiến tranh trước khi thống nhất đất nước năm 1975.

Phavila xin chia sẻ một vài thông tin pháp lý dưới đây mong giúp ích bạn đọc hiểu rõ hơn về loại thủ tục trích lục khai sinh này.

Trích lục khai sinh là gì? Giá trị pháp lý của trích lục khai sinh

1. Trích lục khai sinh là gì?

Trích lục khai sinh được hiểu một cách đơn giản chính là thủ tục yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại thông tin đăng ký khai sinh trước đây. Kết quả của việc trích lục sẽ là giấy tờ hộ tịch (bản sao trích lục giấy khai sinh hoặc bản sao giấy khai sinh tùy vào từng địa phương), cơ quan nhà nước sẽ ghi vào sổ hộ tịch và lưu giữ hồ sơ gốc.

Việc trích lục khai sinh được thực hiện khá phổ biến bởi lẽ rất nhiều trường hợp công dân bị thất lạc bản gốc giấy khai sinh và không có giấy tờ nào để thay thế, đặc biệt là thời chiến tranh vào những năm trước 1975.

Có thể nói, việc cơ quan nhà nước lưu giữ hồ sơ gốc và sổ hộ tịch ít nhiều giúp người dân lấy lại được thông tin giấy tờ đã làm mất, thất lạc, hư hỏng. Quá trình thực hiện hồ sơ trích lục khai sinh là lúc cơ quan hành chính nhà nước tiến hành tra soát, đối chiếu thông tin dữ liệu đã được lưu giữ ở hồ sơ gốc, sổ hộ tịch. Sau đó, bằng nghiệp vụ tiến hành xác nhận những thông tin bằng văn bản cụ thể kèm theo chữ ký, đóng dấu của Chủ tịch UBND cấp xã/phường hoặc cấp quận/huyện để cấp cho công dân bản trích lục khai sinh.

>>> Xem thêm: Khi nào cần cải chính hộ tịch?

2. Giá trị pháp lý của trích lục khai sinh

Bản sao trích lục khai sinh có giá trị pháp lý và được sử dụng như bản chính giấy khai sinh. Điều này được quy định rất rõ tại:

Như vậy, chỉ bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc đã được cơ quan nhà nước lưu trữ mới có giá trị sử dụng như bản chính, thay thế cho bản chính trong mọi giao dịch chứ không thể chứng thực từ bản trích lục giấy khai sinh.

Trong quá trình xin trích lục, bạn hoàn toàn có thể xin nhiều bản để sử dụng dần, chứ không nhất thiết phải đăng ký cấp lại giấy khai sinh.

Hướng dẫn chi tiết cách trích lục khai sinh

Nếu đây là lần đầu tiên bạn đi trích lục khai sinh thì những thông tin dưới đây sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đấy!

1. Hồ sơ xin trích lục khai sinh

Hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh khá đơn giản mà bất cứ cá nhân nào cũng có thể làm được, cơ bản cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây:

• Nếu là cá nhân yêu cầu thì cần cung cấp Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu);
• Nếu là cơ quan, tổ chức yêu cầu thì cần cung cấp Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• CMND hoặc CCCD của người cần trích lục (sao y công chứng);
• Sổ hộ khẩu (sao y công chứng);
• Ngoài ra, nếu không phải chính chủ đi mà nhờ người khác đi thay thì phải có văn bản ủy quyền, trong đó:
  • Trường hợp là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền;
  • Trường hợp còn lại thì văn bản ủy quyền phải được sao chứng thực theo quy định của pháp luật.

2. Trích lục khai sinh ở đâu?

Theo quy định của Luật Hộ tịch hiện hành thì cơ quan có thẩm quyền cấp bản trích lục khai sinh bao gồm:

✔️ Trích lục hộ tịch tại UBND cấp xã/ phường nơi đăng ký khai sinh;

✔️ Trích lục hộ tịch tại UBND cấp quận/ huyện nơi đăng ký khai sinh;

✔️ Trích lục tại Cơ quan lãnh sự (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) nơi đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài;

✔️ Trích lục tại Sở tư pháp trong những trường hợp còn lại.

Hiện nay, hệ thống dữ liệu về Luật hộ tịch phát triển ở một số tỉnh thành cho phép công dân xin trích lục khai sinh qua mạng (online), mà không nhất thiết phải tới tận nơi đăng ký khai sinh trước đây.

3. Các bước nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh

Để thực hiện việc trích lục khai sinh theo đúng quy định, công dân có thể tiến hành theo 03 bước mà chuyên viên xử lý Phavila đã đúc kết kinh nghiệm và hướng dẫn cụ thể như sau:

☑️ Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như đã nêu ở trên, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh đến nộp tại Cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh trước đây.

Lưu ý: Hồ sơ trích lục khai sinh không khó nhưng việc chuẩn bị giấy tờ phải đầy đủ và cẩn thận theo từng mục như trên, đặc biệt là những trường hợp phải về nơi đăng ký khai sinh ban đầu ở quê có vị trí địa lý xa xôi.

☑️ Bước 2: Khi công dân nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ trích lục có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, đối chiếu giấy tờ hợp lệ về hình thức ban đầu trước khi tiếp nhận và chuyển đến bộ phận xử lý thông tin.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người yêu cầu sẽ được nhận phiếu hẹn có nêu rõ ngày giờ trả kết quả.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần được hoàn thiện thì người yêu cầu sẽ được hướng dẫn để bổ sung hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật.
• Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

☑️ Bước 3: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.

Mẫu tờ khai xin trích lục khai sinh

Quy định liên quan đến lệ phí cho việc trích lục khai sinh tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8.000 đồng/bản. Khoản lệ phí này sẽ phải nộp ngay tại thời điểm cấp trích lục giấy khai sinh do người có yêu cầu nộp.

DỊCH VỤ XIN TRÍCH LỤC KHAI SINH TẠI CÔNG TY PHAVILA

Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp Phavila với hơn 8 năm hỗ trợ các doanh nhân trong việc xin trích lục các loại giấy tờ hộ tịch. Là những người đồng hành, chúng tôi hiểu được rằng khi một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ, những điều cần nhất chính là:

• Sự nhanh chóng, nhiệt tình và uy tín;
• Thủ tục gọn nhẹ để mọi việc diễn ra gọn lẹ;
• Một chi phí thật hợp lý;
• Đảm bảo mọi thủ tục phải tuân theo và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật;
• Luôn sẵn sàng, có khả năng giải quyết các vấn phát sinh.

Vì thế, chúng tôi đưa ra một quy trình chuẩn khép kín để có thể cung cấp một dịch vụ “rẻ nhất” ; “nhanh nhất” và “uy tín” nhất.