Cập nhật mới nhất năm 2025 về thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp. Đây là quy trình bắt buộc đối với các tổ chức có sử dụng lao động, nhằm đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý, tăng tính minh bạch trong hoạt động và bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động. Nội dung bài viết giúp bạn dễ dàng nắm rõ quy định, hồ sơ cần chuẩn bị và cách thực hiện nộp BHXH online hiệu quả nhất.
I. Vì sao doanh nghiệp cần đăng ký BHXH lần đầu?
Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp là một trong những thủ tục bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Từ năm 2025, việc đăng ký BHXH không chỉ là nghĩa vụ mà còn là một bước khẳng định tính minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Đây cũng là yêu cầu không thể thiếu trong hồ sơ pháp lý của các công ty khi làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế hoặc khi tham gia đấu thầu dự án.
Phavila – đơn vị đồng hành pháp lý uy tín, chuyên hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập thực hiện các thủ tục quan trọng như đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, khai thuế, định danh doanh nghiệp, bảo hiểm y tế và nhiều vấn đề pháp lý khác. Với dịch vụ nhanh chóng – chính xác – chuyên nghiệp – tận tâm – tiết kiệm, Phavila cam kết giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục BHXH đúng chuẩn và đúng hạn.
Theo quy định tại Luật BHXH 2014, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành mới nhất năm 2025, việc tham gia BHXH lần đầu phải thực hiện ngay khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động từ 1 tháng trở lên.
II. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau để nộp cho cơ quan BHXH quản lý địa phương:
📌 Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia BHXH (mẫu TK3-TS)
- Tờ khai tham gia của người lao động (mẫu TK1-TS)
- Danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS)
- Giấy phép đăng ký kinh doanh (sao y công chứng hoặc bản scan có chữ ký số)
- Hợp đồng lao động của từng người lao động tham gia BHXH
- Bảng lương tháng đầu tiên có ký tên, đóng dấu
Lưu ý: Năm 2025, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc phần mềm kê khai BHXH điện tử được cấp phép.
III. Các bước đăng ký BHXH
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ hồ sơ như trên, đảm bảo đúng biểu mẫu, định dạng file (PDF, XML) và chữ ký số còn hiệu lực.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến
Thực hiện nộp qua:
- https://dichvucong.gov.vn
- https://baohiemxahoi.gov.vn
- Các phần mềm kê khai điện tử: eBHXH, IVAN, TS24, v.v.
Bước 3: Theo dõi kết quả xử lý hồ sơ
Thời gian phản hồi từ cơ quan BHXH: 2–5 ngày làm việc. Có thể nhận kết quả duyệt qua email hoặc truy cập tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống.
Bước 4: Ký quỹ và nhận mã đơn vị
Sau khi duyệt hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp mã đơn vị tham gia BHXH và có thể bắt đầu thực hiện kê khai, nộp phí hàng tháng.
IV. Lưu ý khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp năm 2025
- Không đăng ký BHXH đúng hạn có thể bị phạt từ 12–75 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động nên đăng ký BHXH ngay trong 30 ngày đầu tiên kể từ ngày có lao động chính thức.
- Năm 2025, nhiều địa phương áp dụng hình thức không nhận hồ sơ giấy, bắt buộc nộp online.
- Cơ quan BHXH đã liên thông dữ liệu với Thuế và Lao động, nên việc trốn tránh nghĩa vụ sẽ bị phát hiện dễ dàng hơn.
V. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
❓ Câu hỏi thường gặp khi đăng ký BHXH lần đầu:
→ Không cần. Chỉ khi có lao động ký hợp đồng từ 1 tháng trở lên thì mới phải tham gia BHXH.
→ Không. Tuy nhiên doanh nghiệp cần đóng phí BHXH cho người lao động theo mức quy định sau khi được cấp mã đơn vị.
→ Một số phần mềm phổ biến: eBHXH, IVAN, EFY, TS24, Bkav IVAN…
→ Trung bình từ 2–5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
→ Có. BHXH sẽ truy thu toàn bộ khoản chưa đóng và tính lãi theo quy định.
VI. Tài nguyên hữu ích cho doanh nghiệp mới
BIỄU MẪU TK1 – TS
BIỄU MẪU TK3 – TS
BIỄU MẪU D02 – TS
- Quy trình xử lý hồ sơ BHXH điện tử – Tổng cục BHXH
- Cách kiểm tra mã số BHXH doanh nghiệp
VII. Kết luận
Tham gia bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của doanh nghiệp trong hành trình phát triển bền vững. Đăng ký BHXH lần đầu đúng chuẩn giúp bạn tránh rủi ro pháp lý, tạo nền tảng uy tín với đối tác và bảo vệ quyền lợi người lao động.
Bài viết đã cập nhật đầy đủ quy định mới nhất năm 2025, đảm bảo bạn dễ dàng thực hiện thủ tục mà không cần mất quá nhiều thời gian tìm hiểu hoặc sợ thiếu sót hồ sơ.
