Căn cứ pháp lý

• Luật Quản lý thuế 2019
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Hiện nay, trong hoạt động kinh doanh của hầu hết các tổ chức, cá nhân mua bán hàng hóa thì xuất hóa đơn là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện. Đây là căn cứ quan trọng giúp cơ quan thuế có thể xác định doanh thu và truy thu thuế. Trong đó, hóa đơn điện tử là hình thức phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng thay thế cho các loại hóa đơn truyền thống. Điều này giúp cho cơ quan thuế và doanh nghiệp minh bạch và dễ dàng hơn trong việc truy thu và nộp thuế cũng như tổ chức, cá nhân có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử một cách thuận lợi nhất sau những vấn đề gần đây liên quan đến nhiều doanh nghiệp có sai phạm trong việc mua, bán hóa đơn bất hợp pháp.

Vậy hóa đơn điện tử là gì?

Có thể hiểu, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử.

Trong đó, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Tra cứu hóa đơn điện tử là việc tổ chức, cá nhân kiểm tra các thông tin được thể hiện trên hóa đơn nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Các thông tin được tra cứu có thể là: tên hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn; tên liên hóa đơn; số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; … 

Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có thể thực hiện bằng những cách sau:

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế:

Để có thể tra cứu hóa đơn điện tử có mã số thuế của cơ quan thuế, cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ .
• Bước 2: Nhập thông tin về mã số thuế người bán, chọn loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn,…, mã Captcha. Sau đó, nhấn vào nút “Tìm kiếm” để hiển thị kết quả.
• Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
  • Trường hợp hóa đơn hợp lệ sẽ hiển thị trạng thái xử lý hóa đơn là “Đã cấp mã hóa đơn”.
  • Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại, cần kiểm tra lại thông tin đã nhập xem đúng chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan thuế

Tiếp theo, đối với các hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan thuế, việc tra cứu thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Đăng nhập vào trang web tại phần “Đăng nhập” (góc phải trên cùng) bằng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
• Bước 3: Chọn ô “Tra cứu”, sau đó chọn vào phần “Tra cứu hóa đơn”.
• Bước 4: Chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, sau đó chọn “Kết quả kiểm tra”, chọn “Tổng cục thuế đã không nhận mã”.

Lưu ý: Chỉ có thể tra cứu bằng cách này khi có tài khoản đăng nhập và thời gian tra cứu tối đa chỉ được 31 ngày. Trường hợp muốn tra cứu thông tin hóa đơn của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần.

Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử đã hủy, điều chỉnh, thay thế

• Bước 1: Truy cập vào trang web Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Nhập mã số thuế người bán, chọn loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số đầu tiên , ví dụ chỉ ghi C23 về sau…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha. Sau đó rồi nhấn vào mục “Tìm kiếm” chờ hiển thị kết quả.
• Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
  • Trường hợp kết quả hiển thị thông báo: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn. Khi đó có thể hiểu, hóa đơn chưa gửi mẫu “Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót” theo quy định (nếu thuộc trường hợp phải gửi).
  • Trường hợp kết quả hiển thị: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”. Khi đó có thể hiểu, hóa đơn không tồn tại có thể do thông tin nhập bị sai sót, cần kiểm tra lại thông tin tra cứu đã nhập và tìm kiếm lại.
  • Trường hợp kết quả hiển thị: “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử  có sai sót ngày … Tính chất … Cơ quan thuế tiếp nhận …”. Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ. Khi đó có thể hiểu, hóa đơn điện tử đã được hủy thành công và nộp mẫu “Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót” tới cơ quan thuế.

Cách 4: Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào

Tổ chức, cá nhân có thể tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào trên phần mềm hóa đơn đang sử dụng hoặc tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế theo địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử bằng tên đăng nhập (mã số thuế công ty) và mật khẩu đã được cung cấp.
• Bước 3: Chọn mục “Tra cứu”, sau đó chọn phần “Tra cứu hóa đơn”
• Bước 4: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”
• Bước 5: Nhập dữ vào ô “Ngày lập hóa đơn” theo khoảng thời gian muốn tra cứu
• Bước 6: Chọn: “Kết quả kiểm tra” – Tra cứu lần lượt 2 mục trong kết quả kiểm tra đó là: “Đã cấp mã hóa đơn” và “Tổng cục thuế đã nhận không mã” (để tra cứu được cả hóa đơn có mã và không mã), sau đó nhấn chọn “Tìm kiếm”.
• Bước 7: Hệ thống sẽ trả về các hóa đơn đầu vào có mã/không mã của doanh nghiệp trong khoảng thời gian do bạn chọn.

Lưu ý: thời hạn tra cứu tối đa là 31 ngày, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần

Trên đây là một số cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử mà các tổ chức, cá nhân có thể thực hiện để kiểm tra, đối chiếu tính minh bạch, chính xác của các hóa đơn đang được sử dụng hiện nay. Việc sử dụng dụng rộng rãi hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh, mua bán không chỉ giúp các doanh nghiệp, người dân cắt giảm các chi phí in ấn hóa đơn mà còn giúp cơ quan thuế kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ về thuế của mình. Hóa đơn điện tử sẽ là xu hướng chung mà các tổ chức, cá nhân cần phải thực hiện khi mà các loại hóa đơn truyền thống dẫn bị xóa bỏ.

Ngoài ra, nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn về vấn đề trên hoặc các vấn đề pháp lý khác hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0903343074 hoặc 0777020312 hoặc tại địa chỉ Phavila chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn giúp bạn.