Trong trường hợp VPĐD không còn hoạt động hiệu quả và doanh nghiệp muốn giảm thiểu chi phí thì có thể lựa chọn giải thể văn phòng đại diện. Hồ sơ thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện bao gồm những gì? Và cần lưu ý những gì khi thực hiện hồ sơ?

TRƯỜNG HỢP NÀO DOANH NGHIỆP PHẢI GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Trường hợp văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai hoạt động kinh doanh, thay đổi chiến lược kinh doanh thì công ty hoàn toàn có thể chủ động VPĐD để giảm bớt gánh nặng tài chính.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:

• Phải giải thể do hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép thành lập VPĐD mà doanh nghiệp không tiếp tục gia hạn;
• Phải giải thể do bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động;
• Phải giải thể do hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết ghi trong giấy phép thành lập VPĐD theo quy định của pháp luật.
• Do công ty mẹ giải thể nên văn phòng đại diện phải giải thể theo;

Câu hỏi thường gặp: Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có cần làm thủ tục với cơ quan thuế hay không?

Câu trả lời là : Có. Doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.

TRÊN THỰC TẾ CẦN LÀM GÌ KHI MUỐN VPĐD?

Bước thứ nhất là làm việc với cơ quan thuế nơi quản lý văn phòng đại diện để đóng mã số thuế của văn phòng đại diện.

Bước thứ hai trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

TRÌNH TỰ TỦ TỤC GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để trong qúa trình thực hiện thủ tục giài thể một cách suôn sẻ nhất có thể:

Bước 1: Cách thức nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Để đóng mã số thuế thì doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại chi cục thuế mà quản lý văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau đây:

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế – mẫu 24/ĐK-TCT theo Thông tư 105/2020/TT-BTC
• Quyết định của chủ sở hữu về việc giải thể văn phòng đại diện
• Nếu công ty là Công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần thì cần có biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc giải thể văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ( bản sao y )
• Giấy đăng ký mã số thuế bản chính ( nếu có)
• Giấy uỷ quyền cho chuyên viên của PHAVILA
• Lưu ý doanh nghiệp phải hoàn thành tất cả nghĩa vụ thuế cho văn phòng đại diện theo đúng quy định để đủ điều kiện chấm dứt mã số thuế cho văn phòng đại diện của công ty.

Bước 2: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện lên sở KH&ĐT nơi đặt VPĐD.

Đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây để làm thủ tục ngưng hoạt động văn phòng đại diện:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh  Phụ lục II-20 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Danh sách người lao động cũng như quyền lợi tương ứng của người lao động trong VPĐD.
• Giấy uỷ quyền cho chuyên viên của PHAVILA

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ trả giấy phép hoạt động VPĐD lên Sở KH&ĐT trong vòng 5 ngày sau khi tiếp nhận hồ sơ cơ quan sẽ kiểm tra hồ sơ và trả kết quả nếu có bổ sung thì sẽ có công văn  thông báo cho doanh nghiệp.

LƯU Ý CẦN BIẾT KHI GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY

1. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp (trừ trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế).
2. Trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng (Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP)
3. Doanh nghiệp cần đảm bảo công ty đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.
   • Doanh nghiệp nên tuân thủ 3 nguyên tắc sau khi giải thể văn phòng đại diện:
   • Thực hiện thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi giải thể VPĐD công ty;
   • Đảm bảo hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế liên quan cho cơ quan thuế;
   • Đảm bảo về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

DỊCH VỤ GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI PHAVILA

Dịch vụ thành lập chi nhi nhánh nhà hàng Phavila với hơn 8 năm hỗ trợ các doanh nhân trong công tác giấy tờ, thủ tục hành chính. Như những người bạn, chúng tôi hiểu được rằng khi một doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ hỗ trợ, những điều cần nhất chính là:

 Sự nhanh chóng, mau mắn;

 Thủ tục gọn nhẹ để mọi việc diễn ra “suôn sẻ” và “êm đẹp”;

 Một chi phí hợp lý;

 Đảm bảo mọi thủ tục phải tuân theo và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật;

 Luôn sẵn sàng, có khả năng giải quyết các vấn phát sinh.

Vì thế, chúng tôi đưa ra một quy trình chuẩn khép kín để có thể cung cấp một dịch vụ “rẻ nhất” ; “nhanh nhất” và “uy tín” nhất.