Ngoài định nghĩa Bản sao y là gì? chắc hẳn sẽ còn rất nhiều người cảm thấy mơ hồ về giá trị pháp lý cũng như cách sử dụng. Liệu có sự khác biệt giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao y công chứng hay không? Quy trình thực hiện thủ tục sao y công chứng như thế nào? Có quá khó khăn hay không?

Dưới đây, Phavila chúng tôi xin trả lời những câu hỏi trên, đồng thời chia sẻ đến quý độc giả những thông tin cần thiết về vấn đề này nhé!

Bản sao y là gì?

Bản sao y (hay tên gọi đầy đủ là bản sao y công chứng) là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động. Bản sao y này theo quy định của pháp luật phải được sao y từ bản chính/ bản gốc.

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính bao gồm:

✅ Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

✅ UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);

✅ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);

✅ Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.

Tính pháp lý của bản sao y công chứng

Mặc dù một số tổ chức, cơ quan có thể chấp nhận các bản sao giấy tờ chưa qua công chứng. Nhưng thông thường, để xác minh bản sao đó là xác thực, đúng nội dung với bản gốc và được luật pháp bảo vệ khi có tranh chấp hoặc lừa đảo liên quan đến giấy tờ này thì phải được Công chứng viên được cấp phép hành nghề chứng nhận.

Khi thực hiện sao y bản chính giấy tờ, Công chứng viên chỉ yêu cầu xuất trình tài liệu gốc và có thể chứng thực cho bạn mà không cần có mặt chủ sở hữu/ người ký. Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu chứng thực hồ sơ gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Tuy nhiên, việc công chứng giấy tờ không thể được gửi qua email. Lý do là vì email quá dễ bị ‘giả mạo’, do đó phải được xác minh bằng một số phương tiện bên ngoài như đã nói ở trên.

Tính pháp lý của bản sao y công chứng được quy định rất rõ tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, khi phát sinh các giao dịch trên thực tế khi cần phải sử dụng giấy tờ bạn hoàn toàn có thể nộp bản sao y công chứng thay cho bản gốc. Và giá trị pháp lý của những bản sao y này là ngang bằng với bản gốc.

Phân biệt bản sao y công chứng và bản sao từ sổ gốc

Bản sao nói chung đều có nghĩa là bản thể hiện nội dung đầy đủ, chính xác tương tự như nội dung ghi trong sổ gốc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể bạn sẽ nghe nói đến bản sao từ sổ gốc và không giống với bản sao y công chứng. Như vậy liệu có sự khác biệt giữa bản sao y công chứng và bản sao từ sổ gốc hay khoong? Cùng Phavila so sánh 02 loại bản sao này khác nhau như thế nào và được sử dụng cụ thể khi nào nhé!

Tiêu chí so sánh	Bản sao y công chứng	Bản sao từ sổ gốc
Khái niệm	Hay còn gọi là bản sao từ bản chính, là loại giấy tờ được cơ quan có chức năng công chứng, chứng thực xác nhận bản sao y như bản chính	Là loại giấy tờ do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc căn cứ vào nội dung đã lưu trong sổ gốc để cấp bản sao
Bản chất	Bản chính giấy tờ có thể do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Căn cứ vào bản chính, công chứng viên thực hiện cấp bản sao y giống như bản chính.	Sổ gốc được cơ quan có thẩm quyền lập ra khi thực hiện cấp bản chính. Thông tin trong sổ gốc được lưu như thế nào thì cấp bản sao có nội dung như vậy, căn cứ vào sổ gốc để cấp.
Giá trị pháp lý	Được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.	Có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong một số giao dịch bắt buộc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chủ thể có quyền yêu cầu cấp bản sao	Không giới hạn chủ thể có quyền yêu cầu nhưng phải đảm bảo 2 điều kiện: 1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ; 2. Phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ.	Chỉ bao gồm 03 nhóm cá nhân, tổ chức sau: 1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; 2. Người đại diện hợp pháp của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính. 3. Người thân thích (cha, mẹ, con; vợ, chồng…)

Quy trình thủ tục và một số điều cần lưu ý trong khi sao y công chứng bản chính

Quy trình thực hiện việc sao y bản chính không quá phức tạp, nếu chưa có kinh nghiệm bạn có thể theo sự hướng dẫn chi tiết dưới đây:

☑ Bước 1: Người yêu cầu sao y xuất trình toàn bộ hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc tại Bộ phận tiếp nhận của các Văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết, từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính (hay còn gọi là bản gốc) giấy tờ, văn bản làm cơ sở để các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền có thể chứng thực bản sao.

☑ Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ theo thể thức yêu cầu thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
• Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp.

* Trường hợp nộp tại UBND quận/huyện, cán bộ tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ và không thể trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ viết phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

☑ Bước 3: Người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy tờ và không thuộc các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực;
• Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai;
• Trong cùng một thời điểm, có thể chứng thực 01 (một) hoặc nhiều bản sao từ một bản chính giấy tờ, văn bản.

* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

☑ Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ và đóng lệ phí theo yêu cầu (nếu có).

Dịch vụ tư vấn hỗ trợ Phavila

DỊCH VỤ TƯ VẪN HỖ TRỢ TẠI CÔNG TY PHAVILA

Công ty Phavila với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề cùng đội ngũ chuyên gia đã hoàn thành rất nhiều công tác nghiệp vụ giấy tờ, thủ tục hành chính cho nhiều công ty khác nhau mong muốn đem đến quý độc giả những thông tin bổ ích, phù hợp nhất và đặc biệt là trả lời câu hỏi “Bản sao y là gì?” cùng quy cách thực hiện và những lưu ý mà độc giả cần biết.

Nếu có bất kì thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline để có thể trao đổi và được tư vấn từ đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm lâu năm trong nghề nhé!