Thành lập công ty để đưa hoạt động kinh doanh vào khuôn khổ pháp lý không phải là điều đơn giản, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng và lên kế hoạch thật chi tiết.
Bên cạnh những kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn thì bạn cũng phải nắm những thủ tục pháp lý hành chính cũng như chuẩn bị cho mình một kế hoạch kinh doanh thật bài bản. Vậy tóm lại doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi mở công ty?
Nội dung bài viết
Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết để thành lập công ty đúng với pháp luật Việt Nam
Trước khi thực hiện thủ tục pháp lý để mở công ty, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị cho mình những thông tin cần thiết và căn bản nhất, bao gồm những yếu tố như sau:
1. Chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục đích và tình trạng kinh doanh để chuẩn bị mở công ty
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp là bước khởi đầu để thành lập công ty. Người khởi nghiệp cần phải hiểu rõ và nắm các đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và định hướng cho sự phát triển của công ty sau này.
Những yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn loại hình doanh nghiệp bao gồm: trách nhiệm pháp lý, mức độ rủi ro, quy mô công ty, khả năng huy động vốn, chuyển nhượng vốn, thu hút vốn đầu tư từ bên ngoài. Và để hiểu rõ hơn mức độ ảnh hưởng của những yếu tố này, cùng tìm hiểu những loại hình doanh nghiệp được mô tả cụ thể dưới đây.
Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp hiện hành, có 05 loại hình doanh nghiệp cơ bản:
- ✔️ Công ty TNHH một thành viên: Do 01 cá nhân hoặc 01 tổ chức làm chủ sở hữu, chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã cam kết góp. Trường hợp công ty muốn huy động vốn, tăng số lượng thành viên thì bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký chuyển đổi lên loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên.
- ✔️ Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Số lượng tối thiểu phải đăng ký là 02 người và tối đa là 50 người. Việc chuyển nhượng vốn giữa các thành viên được kiểm soát chặt chẽ bởi các ràng buộc của pháp luật.
- ✔️ Công ty cổ phần: Số lượng thành viên tối thiểu phải đăng ký là 03 người và không giới hạn số lượng tối đa. Có quyền đăng ký phát hành cổ phiếu để huy động vốn nên loại hình doanh nghiệp này khá phù hợp cho những lĩnh vực kinh doanh cần vốn lớn.
- ✔️ Doanh nghiệp tư nhân: Do 01 cá nhân đăng ký thành lập làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân của mình đối với các trách nhiệm pháp lý. Loại hình này mang lại độ tin tưởng cao cho đối tác nhưng mang lại mức độ rủi ro cao cho doanh nghiệp.
- ✔️ Công ty hợp danh: Ít nhất là 02 thành viên đăng ký làm chủ sở hữu của công ty, gọi là thành viên hợp danh, cùng chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ pháp lý bằng toàn bộ tài sản mà mình có. Ngoài ra, công ty hợp danh cũng có thể có thành viên góp vốn và chỉ chịu các nghĩa vụ pháp lý trong phạm vi số vốn đã cam kết góp.
2. Địa chỉ kinh doanh nên đặt ở đâu, có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Địa chỉ công ty là nơi để liên lạc, giao dịch, buôn bán nên bạn phải chọn một địa điểm phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật. Khi chọn địa chỉ cho công ty, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Địa chỉ công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định một cách cụ thể rõ ràng bao gồm số nhà, tên xóm/ấp/phố, đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố hoặc tỉnh thành;
- Trong trường hợp thuê ngoài thì nhà phải có sổ đỏ và hợp đồng thuê trụ sở rõ ràng nhằm chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở công ty khi cơ quan thuế xuống kiểm tra trụ sở;
- Việc đặt trụ sở công ty sẽ chịu ảnh hưởng từ một số lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ như sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố theo quy định mà chỉ được phép đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư;
- KHÔNG được phép đặt địa chỉ công ty tại chung cư, nhà tập thể theo quy định tại Điều 3, Điều 6 Luật nhà ở năm 2014. Trường hợp thuê các văn phòng trong tòa nhà thì bạn phải kiểm tra kỹ xem căn hộ đó có chức năng thương mại hay không trước khi ký hợp đồng thuê.
3. Đặt tên công ty có thể phát triển thành thương hiệu riêng là điều thiết yếu khi cần chuẩn bị mở công ty
Đặt tên công ty hay và gây ấn tượng ngay từ ban đầu là tiền đề để định hình phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Tên doanh nghiệp vừa phản ánh hình ảnh bên ngoài của doanh nghiệp, vừa có liên hệ mật thiết với tài vận của doanh nghiệp xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc đặt tên công ty khiến không ít chủ doanh nghiệp phải suy nghĩ kỹ lưỡng và thấu đáo.
Những tips hữu ích dưới đây sẽ giúp cho việc đặt tên doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn:
- Đặt tên theo người sáng lập. Dễ dàng để có 1 cái tên công ty phù hợp, bảo vệ không quá khó khăn khi có tranh chấp về thương hiệu. Ví dụ: Adidas, Walt Disney, Toyota, Honda…
- Đặt tên phản ánh được mơ ước hoặc triết lý kinh doanh. Cách đặt này rất được ưa chuộng và phổ biến vì nó thể hiện được triết lý kinh doanh của chính chủ doanh nghiệp. Ví dụ: Thành Đạt, Bình An, Tiên Phong, Hòa Bình…
- Đặt tên theo sự mô tả. Phương pháp này trực tiếp mô tả được bản chất của doanh nghiệp, ngắn gọn và gợi nhớ cho khách hàng. Ví dụ: Seven Eleven (7Eleven) theo giờ mở cửa của công ty…
- Đặt tên theo sự viết tắt. Rút gọn được tên đầy đủ và ý nghĩa của công ty, đảm bảo tính dễ đọc dễ nhớ cho khách hàng. Ví dụ: BMW (Bayerische Motoren Werke)…
- Đặt tên theo sự sáng tạo của bản thân. Rất khó để tạo ra một cái tên mới nên bạn có thể sáng tạo bằng cách thêm hoặc bớt một vài ký tự trong những tên thông thường. Ví dụ: Kleenex, Pinterest, Skype…
4. Nên bỏ vốn ít hay nhiều? Mức vốn đăng ký nên là bao nhiêu?
Vốn kinh doanh hay còn gọi là vốn điều lệ, là số vốn mà bạn đăng ký sẽ góp và cam kết chịu trách nhiệm trong khoản đó. Không có quy định số vốn tối thiểu (ngoại trừ những ngành nghề pháp luật yêu cầu có vốn pháp định như ngân hàng, kinh doanh bất động sản, cho thuê lại lao động…) hoặc tối đa.
Để biết nên đăng ký bỏ vốn nhiều hay ít bạn hãy cân nhắc một số yếu tố như sau: lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chính, khả năng huy động vốn trong tương lai, giá trị hợp đồng mà bạn có thể giao dịch.
5. Ngành nghề kinh doanh chính và những ngành nghề liên quan cần chuẩn bị để mở công ty
Khi bạn đặt câu hỏi Chuẩn bị gì khi cần mở công ty thì lựa chọn ngành nghề kinh doanh chính và những ngành nghề liên quan là một trong những yếu tố đó.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, kể từ khi Luật doanh nghiệp 2014 ra đời thì doanh nghiệp có quyền kinh doanh bất cứ ngành nghề nào pháp luật không cấm.
Tuy nhiên, trước khi hoạt động doanh nghiệp cần phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Vì vậy, khi đăng ký mở công ty ban đầu, bạn nên liệt kê tất cả những lĩnh vực mà bạn đang kinh doanh cũng như dự định sẽ kinh doanh. Trong trường hợp phát sinh thêm ngành nghề kinh doanh, bạn hoàn toàn vẫn có thể đăng ký bổ sung.
6. Xác định các thành viên công ty và người điều hành hoạt động kinh doanh là ai?
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà bạn chọn để xác định các thành viên công ty bao gồm những ai, giữ chức vụ gì. Trong đó, bạn phải đảm bảo sự hợp tác thống nhất giữa các thành viên, phân trách nhiệm rõ ràng và quy định cụ thể trong nội quy công ty để tránh các trường hợp mâu thuẫn không đáng có sau này.
Đồng thời, bạn cũng phải xác định rõ người điều hành kinh doanh, đồng thời là người đại diện pháp luật của công ty. Người này sẽ đại diện công ty làm việc, ký kết giấy tờ, thủ tục với cơ quan nhà nước, với các cá nhân và các tổ chức khác.
Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải thường trú tại Việt nam; trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Nắm rõ thủ tục, quy trình và thời gian thành lập công ty
1. Hồ sơ giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị
✔️ Giấy tờ tùy thân: Bản sao y công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của chủ doanh nghiệp và các thành viên tham gia góp vốn.
✔️ Hồ sơ đăng ký thành lập công ty bao gồm:
- Giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp (theo loại hình doanh nghiệp mà bạn chọn);
- Điều lệ công ty (bản dự thảo);
- Danh sách thành viên/ cổ đông công ty (đối với loại hình Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh);
- Văn bản ủy quyền cho nhân viên, trong trường hợp không phải người đại diện pháp luật của công ty đi nộp hồ sơ.
2. Quy trình thành lập công ty cho người khởi nghiệp
▶️ Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập công ty như trên.
▶️ Bước 2: Cho tất cả các thành viên ký tên theo yêu cầu của bộ hồ sơ.
▶️ Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty dự kiến đặt địa chỉ trụ sở chính.
▶️ Bước 4: Nhận kết quả Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
3. Thời gian thành lập công ty thông thường mất bao lâu?
Thông thường, thời gian để doanh nghiệp nhận Giấy phép kinh doanh là từ 03 – 05 ngày làm việc.
Những vấn đề cần biết ngay sau khi thành lập công ty để tránh bị phạt oan
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi mở công ty là điều hết sức quan trọng mà mỗi doanh nghiệp phải nắm. Ngay sau khi được nhận Giấy phép kinh doanh, theo quy định của pháp luật hiện hành doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện những thủ tục bắt buộc sau đây:
1️⃣ Đăng ký khắc bảng hiệu và treo tại địa chỉ trụ sở chính.
2️⃣ Đăng ký mua thiết bị chữ ký số (token) để liên kết nộp thuế điện tử, nộp báo cáo hàng quý, báo cáo tài chính năm.
3️⃣ Mở tài khoản ngân hàng cho công ty dùng để giao dịch nộp thuế và các hợp đồng có giá trị lớn theo quy định của pháp luật.
4️⃣ Nộp Tờ khai lệ phí môn bài và lệ phí môn bài tương ứng với mức vốn điều lệ đã đăng ký. Cụ thể:
| Bậc thuế | Vốn điều lệ đã đăng ký | Mức thuế phải nộp/năm (VND) |
| Bậc 1 | Trên 10 tỷ đồng | 3.000.000 |
| Bậc 2 | Từ 10 tỷ đồng trở xuống | 2.000.000 |
| Bậc 3 | Chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh | 1.000.000 |
5️⃣ Nộp hồ sơ thuế ban đầu để kê khai thông tin kế toán của doanh nghiệp và nắm cán bộ quản lý thuế phường/xã nơi công ty hoạt động.
6️⃣ Đăng ký mua hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn trong trường hợp doanh nghiệp cần xuất hóa đơn cho khách hàng.
Cần chuẩn bị gì khi mở công ty là thắc mắc mà nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp gặp phải và cần lời giải đáp. Những chia sẻ kinh nghiệm từ đội ngũ chuyên viên Phavila trên đây hy vọng sẽ mang lại những kiến thức bổ ích cho Quý doanh nghiệp.
DỊCH VỤ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP TẠI PHAVILA
Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp Phavila với hơn 8 năm hỗ trợ các doanh nhân trong công tác giấy tờ, thủ tục hành chính. Như những người bạn, chúng tôi hiểu được rằng khi một doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ hỗ trợ, những điều cần nhất chính là:
- ✔️ Sự nhanh chóng, mau mắn;
- ✔️ Thủ tục gọn nhẹ để mọi việc diễn ra “suôn sẻ” và “êm đẹp”;
- ✔️ Một chi phí hợp lý;
- ✔️ Đảm bảo mọi thủ tục phải tuân theo và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật;
- ✔️ Luôn sẵn sàng, có khả năng giải quyết các vấn phát sinh.
Vì thế, chúng tôi đưa ra một quy trình chuẩn khép kín để có thể cung cấp một dịch vụ “rẻ nhất” ; “nhanh nhất” và “uy tín” nhất.
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn và cần làm thủ tục mở công ty, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn một cách nhanh chóng, uy tín và chuyên nghiệp.
